สำหรับคนที่ไม่รู้บัญชี การมานั่งจดบันทึกข้อมูลถือเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก คนส่วนใหญ่บันทึกข้อมูลโดยการจดๆ ไว้ ในสมุดพกเพื่อให้ตัวเองเข้าใจว่า ได้ทำอะไร กับใคร ด้วยจำนวนเท่าไร พอสองสามวันที ก็จะนั่งดูทีว่า ได้รับอะไรมาบ้าง จ่ายอะไรไปบ้าง เสร็จแล้วก็มานั่งขีดฆ่ารายการที่ไม่ใช้ออก

     จากนั้นก็จะไม่หันกลับมาดูข้อมูลในอดีตอีกเลย การบันทึกข้อมูลแบบนี้ไม่ถือว่าเป็นการบันทึกบัญชี เพราะการจดบันทึกแบบนี้ไม่ได้ทำขึ้นอย่างเป็นระบบ ไม่มีจุดหมายปลายทาง ข้อมูลในอดีตเกิดแล้วก็เกิดไป ไม่สามารถนำกลับมาใช้ให้เป็นประโยชน์ได้อีก

     ทีนี้ พอกิจการเริ่มมีรายการค้ามากขึ้น การบันทึกข้อมูลก็พัฒนาขึ้นเป็นเงาตามตัว คราวนี้ เจ้าของกิจการมักต้องบันทึกรายรับแยกออกจากรายจ่าย (ถ้าทำตามเกณฑ์เงินสด) หรือบันทึกรายได้แยกออกจากค่าใช้จ่าย (ถ้าทำตามเกณฑ์คงค้าง) โดยใช้สมุดหลายเล่มเพื่อจดรายการพร้อมจำนวนเงินเรียงกันลงไป รายการรับก็จดไว้ในสมุดรับ รายการจ่ายก็จดไว้ในสมุดจ่าย

     การจดบันทึกแบบนี้มักเลือกทำเฉพาะกับรายการที่อยู่ในความสนใจและทำขึ้นอย่าง ง่ายๆ โดยไม่มีการกระทบยอดหรือยืนยันความครบถ้วนถูกต้อง นักบัญชีเรียกระบบการจดบันทึกที่ไม่ครบเครื่องนี้ว่า บัญชีเดี่ยว ( Single-entry system) หรือ บัญชีขาเดียว โปรดสังเกตว่า แม้บัญชีขาเดียวจะสามารถทำให้เจ้าของกิจการรู้ความเป็นไปในกิจการได้ในระดับ หนึ่ง ( เช่น รู้ถึงสภาวะเงินสดหรือรู้จำนวนกำไร) แต่บัญชีขาเดียวก็ไม่สามารถทำให้เจ้าของกิจการรู้ความเป็นไปของรายการอื่น เช่น สินค้าคงเหลือ ลูกหนี้สินทรัพย์ถาวร เจ้าหนี้ ฯลฯ เพราะตัวระบบเองไม่ได้แยกรายการเหล่านี้ออกจากกัน แต่สุมๆ รวมกันไว้จนแยกแยะไม่ออก

     คำถาม ทำอย่างไร เราจึงจะได้ระบบที่สามารถบันทึกรายการทุกรายการที่เข้ามา และรายงานข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับกิจการอย่างครบถ้วนถูกต้อง ?
 
     คำตอบ เราต้องเพิ่มขาขึ้นมาอีกหนึ่งขา และบันทึกรายการด้วย บัญชีสองขา หรือ บัญชีคู่ (Double-entry system) แทนบัญชีขาเดียว ข้อแตกต่างระหว่างบัญชีสองขากับบัญชีขาเดียว ( อันหนึ่งมีสองขา อีกอันหนึ่งมีขาเดียว! J) คือบัญชีสองขาหรือบัญชีคู่ เป็นระบบการจดบันทึกที่สามารถสรุปข้อมูลทุกอย่างที่หลุดเข้ามาในวงโคจรของ กิจการอย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นเงินสดรับ เงินสดจ่าย เงินสดย่อย รายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร ขาดทุน ลูกหนี้ ลูกหนี้รายตัว เจ้าหนี้ เจ้าหนี้รายตัว ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ ฯลฯ นอกจากนั้น บัญชีคู่ยังมีระบบกระทบยอด ยืนยันรายการ และตรวจสอบความถูกต้อง ติดตั้งอยู่ในตัว

     บัญชีคู่ทำให้เจ้าของกิจการได้รับข้อมูลครบถ้วน เพราะการบันทึกบัญชีคู่ทำขึ้นอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นการรวบรวมข้อมูล การบันทึกรายการ แยกประเภทรายการ หรือแม้แต่การสรุปผล แถมยังมีกำหนดเวลาที่ค่อนข้างแน่นอนว่าเมื่อไรต้องทำอะไร แต่ก่อนที่เราจะเข้าใจกลไกของระบบบัญชีคู่ เราควรจะเข้าใจขั้นตอนในการบันทึกบัญชีเสียก่อน

     ขั้นตอนในการบันทึกบัญชีมีอยู่ทั้งหมด 7 ขั้นตอน (บางครั้ง เราจะเรียกขั้นตอนเหล่านี้ว่าเป็น ขั้นตอนในการออกงบการเงิน)

          ขั้นตอนที่ 1 รวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น ( การรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ ได้พูดไว้แล้วในตอนแรกสุดที่มีชื่อว่า เรื่องบัญชีไว้ทีหลัง)

          ขั้นตอนที่ 2 จัดเตรียมเอกสารสำหรับรายการบัญชีที่เกิดขึ้น (คำว่า รายการบัญชี หมายถึงเหตุการณ์ทางธุรกิจที่สามารถนำมาบันทึกบัญชีได้ นั่นหมายความว่า เหตุการณ์ทางธุรกิจบางเหตุการณ์นั้น ไม่สามารถนำมาบันทึกบัญชีได้ ขอติดไว้อธิบายเมื่อถึงเวลานะคะ)

          ขั้นตอนที่ 3 บันทึกรายการบัญชีในสมุดรายวัน โดยเรียงลำดับตามวันที่เกิดรายการ

          ขั้นตอนที่ 4 ผ่านรายการจากสมุดรายวันไปยังบัญชีแยกประเภท

          ขั้นตอนที่ 5 รวมยอดบัญชีแยกประเภทแต่ละบัญชี และนำยอดรวมมาสรุปในงบทดลอง

          ขั้นตอนที่ 6 ปรับปรุงรายการที่อาจจะยังไม่สมบูรณ์ให้สมบูรณ์สำหรับงวดนั้น ( คำว่าสมบูรณ์ในที่นี้ไม่ได้หมายความว่าอ้วน แต่หมายความว่าครบถ้วน)

          ขั้นตอนที่ 7 ออกงบการเงิน

     ทีนี้ก็มาถึงกลไกของระบบบัญชีคู่ การบันทึกบัญชีคู่เริ่มต้นจากสมการ สมการที่ว่านี้คือ สมการบัญชี ที่แยกออกเป็นสมการย่อยอีกสองสมการ คือ สมการงบดุล และ สมการกำไรขาดทุน ( คนที่อ่านหนังสือชุด รู้บัญชีมีประโยชน์ และหนังสือบัญชีอื่น คงนึกเบื่อสมการนี้เต็มทน พูดซ้ำแล้วซ้ำอีกอยู่ได้) เราไม่สนใจหรอกว่าคนอ่านจะนึกเบื่อสมการนี้ขนาดไหน เพราะเราจะพูดถึงสมการนี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่าจนมันซึมเข้าไปในจิตใต้สำนึก (อีกอย่างหนึ่ง เราก็ไม่เคยปฏิเสธว่า บัญชีมีภาคที่น่าเบื่ออยู่ในตัวเอง) แต่ถ้าจะให้ดี ขอให้ผู้อ่านช่วยอ่านหนังสือ อ่านงบการเงินให้เป็น ก่อนที่จะอ่านตอนต่อๆ ไป เพราะหนังสือเล่มนั้นอธิบายให้เห็นถึง ภาพรวม ของระบบบัญชีคู่ (ในแง่ มหภาค) ที่เราจำเป็นต้องเข้าใจก่อนที่จะเริ่มบันทึกบัญชี (ในแง่ จุลภาค) สมการบัญชีเริ่มต้นที่ สมการงบดุล (สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ) ซึ่งมีตัวแปรอยู่ 3 ตัว (ภาษาบัญชีเรียกว่ามี 3 " องค์ประกอบ) สมการนี้มีไว้สำหรับสรุปฐานะของกิจการ ว่ากิจการมีสินทรัพย์เท่าไร มีหนี้สินเท่าไร และมีส่วนของเจ้าของเท่าไร การสรุปฐานะของกิจการนี้ทำขึ้นในรูปของงบการเงินที่เรียกว่า งบดุล

     งบดุลไม่ใช่งบการเงินเดียวที่กิจการต้องจัดทำ เพราะงบดุลจะสมบูรณ์ได้ต้องอาศัยงบการเงินอีกงบหนึ่ง ซึ่งเรียกว่า งบกำไรขาดทุน งบกำไรขาดทุนได้มาจากสมการง่ายๆ อีกสมการหนึ่งที่เรียกว่า สมการกำไรขาดทุน (กำไร = รายได้ - ค่าใช้จ่าย) ซึ่งมีองค์ประกอบอีก 2 ตัว (ในที่นี้ กำไร ไม่ถือเป็นองค์ประกอบโดยตัวเอง แต่เป็นส่วนหนึ่งขององค์ประกอบที่เรียกว่า ส่วนของเจ้าของ) ในการบันทึกบัญชี เราต้องนำ สมการงบดุล มารวมกับ สมการกำไรขาดทุน เพื่อให้ได้สมการรวมที่เรียกว่า สมการบัญชี สมการบัญชีมีองค์ประกอบทั้งหมด 5 ตัว สามตัวมาจากสมการงบดุลและอีกสองตัวมาจากสมการกำไรขาดทุน ซึ่งเขียนได้ในลักษณะนี้ สินทรัพย์ + ค่าใช้จ่าย = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ + รายได้ ( ถ้าอยากรู้ว่าสมการนี้มาได้อย่างไร ให้ไปอ่านหนังสือ อ่านงบการเงินให้เป็น) ด้านซ้ายของสมการ (ที่ประกอบด้วยสินทรัพย์กับค่าใช้จ่าย) เราเรียกว่าด้าน เดบิต ส่วนด้านขวาของสมการ (ที่ประกอบด้วยหนี้สิน ส่วนของเจ้าของและรายได้) เราเรียกกันว่าด้าน เครดิต
ก่อนที่จะเริ่มบันทึกบัญชี เรามีเรื่องสามเรื่องที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษ

     เรื่องแรก ไม่ว่าเราจะบันทึกบัญชีอย่างไร เวลาไหน สมการบัญชีต้องอยู่ในสมดุลเสมอ จะเอียงไปด้านใดด้านหนึ่งไม่ได้

     เรื่องที่สอง เราต้องทราบว่า รายการบัญชีที่เกิดขึ้นสามารถนำมาบันทึกบัญชีได้หรือไม่
เรื่องสุดท้าย เราต้องวิเคราะห์ให้ได้ว่า รายการที่เกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับตัวแปรอะไรในสมการบัญชี ( สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย) และตัวแปรนั้นมีผลกระทบอย่างไรกับสมการบัญชี
ตัวอย่างเช่น ถ้ากิจการรับเงินสดจากผู้ถือหุ้น เราต้องวิเคราะห์ให้ได้ว่า รายการบัญชีนี้ทำให้เงินสด (หรือสินทรัพย์) เพิ่มขึ้นทางด้านเดบิต ในขณะที่ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้นทางด้านเครดิต (ด้วยจำนวนที่เท่ากัน) และถ้าเราจ่ายค่าไฟ เราก็ต้องวิเคราะห์ได้ว่า รายการบัญชีนี้ทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นทางด้านเดบิต ในขณะที่เงินสด ( หรือสินทรัพย์) ลดลงทางด้านเครดิต จับประเด็นตรงนี้ได้เมื่อไร การบันทึกบัญชีก็ง่ายขึ้นเมื่อนั้น